Как заверить копию трудовой книжки

Главный документ, по которому узнают сведения о работе человека, нужен во многих случаях. Если вы захотите взять кредит, оформить страховую пенсию или загранпаспорт, нужна копия трудовой, заверенная работодателем. Важно знать, как ее оформить без ошибок. Оригинал на руки получить очень сложно.

Для чего нужна заверенная копия трудовой

Документ дает о человеке следующую информацию:

Стаж. По времени трудоустройства можно определить опыт сотрудника в той или иной сфере.
Места работы. Чем больше человек сменил организаций, тем меньше доверия он вызовет у работодателя. Ответственные люди редко переходят на другое место. При частых увольнениях банк отказывает в выдаче кредита.
Должности. Легко отследить продвижение сотрудника по карьерной лестнице. Большое преимущество получает человек, у которого наблюдается служебный рост.
Причины увольнения, которые характеризуют работника. Можно определить, ушел человек с места работы по собственному желанию или уволен за нарушения, согласно статье.

Случаи, когда необходимо заверить копию трудовой книжки:

Оформление страховой пенсии.
Трудоустройство на новом месте. Работодатель запросит документ, чтобы посмотреть информацию о потенциальном сотруднике.
Оформление кредита. Уполномоченное лицо банка проверяет платежеспособность человека.
Получение льгот и пособий, предусмотренных органами соцзащиты.
Оформление загранпаспорта, визы для туристических поездок, командировок.

Когда на руки выдают оригинал

Этот документ человек получает в последний день работы при увольнении вместе с остальными справками и расчетом. Второй случай, когда выдают оригинал трудовой книги, – требование Соцстраха при оформлении гражданином пенсии.

Представитель отдела кадров, который ее выдает, обязательно оставляет себе копию.

Это поможет восстановить книжку при утрате. Работник должен вернуть оригинал на предприятие не позднее трех дней после получения.

Как правильно заверить трудовую книжку

Сначала нужно сделать качественную ксерокопию страниц в формате А 4:

начинают с титульного листа, который содержит информацию о человеке;
копируют все страницы, завершающая должна иметь сведения о последнем месте и работодателе;
листы лучше пронумеровать, чтобы исключить вероятность замены или подделки;
при необходимости страницы сшивают.

Есть два способа правильно заверить копию листов трудовой книжки:

Обязательные реквизиты, гербовую печать, ставят на каждой странице отдельно.
Единое заверение прошитого документа. На обороте делают наклейку с указанием количества страниц, которую скрепляют подписью с датой и печатью. Здесь требуется поставить всего один штамп для заверения копии.

Обязательные реквизиты

Чтобы правильно оформить ксерокопию, ответственное лицо должно:

Написать «Работает по настоящее время» с указанием даты и подтверждающую запись – «Копия верна» или «Верно». Это зависит от внутренних правил организации.
Под ней указать свою должность, поставить подпись, расшифровать фамилию и инициалы.
Написать место хранения подлинника документа.
Поставить дату, гербовую печать организации. При ее отсутствии написать от руки «Верить без печати».

Новые требования к заверению

С июля 2019 года, согласно ГОСТу, действует правило – без указания места хранения, где хранится подлинник, копия трудовой считают недействительной. Это происходит, даже если соблюдены все этапы, правила оформления. Надпись об этом должна быть вписана выше реквизитов и печати.

Возможные места, где хранится документ:

Сейф, который расположен в отделе кадров.
Бухгалтерия предприятия.
Личное дело, если организация не имеет сейфа. В ксерокопии нужно указать его порядковый номер.

Кто имеет право оформлять копию

Перечень лиц, которые занимаются документами, зависит от формы предприятия. В больших организациях это поручают работнику отдела кадров специальным приказом.

Ксерокопию оригинала книжки заверяет печатью руководитель предприятия.

Если он не может этого сделать по какой-то причине, документ оформляет бухгалтер. Есть особенности проведения процедуры для тех, трудится в ИП. Безработным гражданам, пенсионерам заверение выполняет нотариус.

Для индивидуальных предпринимателей

Если человек работает в частной фирме, подтверждение копии трудовой делает руководитель ИП. Индивидуальный предприниматель указывает в документе собственные реквизиты, ставит печать. При утере оригинала на ИП возлагается штраф – от 1000 до 5000 руб.

Для безработных

Если человек на пенсии или не трудоустроен, копию книжки может заверить нотариус. К нему иногда обращаются и работающие граждане. Услуги нотариуса платные. Срок действия такого документа неограничен. Если при расшифровке записей юрист выявит неточности формулировок, он не заверит документа, если не будет устранены огрехи заполнения.

Ошибки при заверении трудовой книжки

Пропущены страницы с подписью, штампом «Копия верна». Уполномоченный сотрудник обязан сделать это на каждом листе (исключение – прошитая ксерокопия).
Заверение выполнил человек, который не имеет права это делать.
Не скопирован титульный лист со сведениями о работнике.
В прошитом экземпляре нет нумерации страниц.
Отсутствует информация о месте, где хранится книжка или настоящей трудовой деятельности сотрудника – новое требование с 2019 года.
Неправильно поставлен штамп. Печать должна касаться текста, а не стоять на пустом листе.