Что такое факсимильная подпись и законна ли она на документах

Содержание

1. Понятие факсимильной подписи
2. Законность факсимильной подписи на документах
2.1. Нормативная база
2.2. Юридическая сила
3. Факсимиле в делопроизводстве
3.1. Цель использования
3.2. Проблемы применения
4. Факсимильная или собственноручная подпись
5. Способы изготовления факсимиле
6. Где допустимо использовать факсимильный оттиск
7. Запрет на факсимильную подпись
8. Видео

У руководителя не всегда есть время или возможность сразу подписать большое количество документов. Для таких целей существует факсимиле. При помощи такого штампа персонал организации может визировать документы даже в отсутствии директора.

Понятие факсимильной подписи

Когда говорят про факсимиле («fac simile» в переводе с латинского на русский язык – «делать подобное») в работе, то имеют в виду:

Штамп (клише) с копией росписи конкретного лица, например, руководителя компании или известного человека.
Оттиски, сделанные с помощью этой печати.
Другие способы копирования на бумагу автографа человека.

Законность факсимильной подписи на документах

Ее использование допускается на деловых бумагах, но оно носит ограниченный характер. Иногда разрешение на такую подпись нужно согласовать с контрагентом. Есть и отдельная категория документов, на которых недопустимо ставить такой штамп.

Нормативная база

Часть 2 статьи 160 Гражданского Кодекса Российской Федерации говорит о возможности использования факсимильной подписи для письменных сделок.
Отдельные ведомственные нормативные акты, которые касаются использования таких штампов в отдельных госструктурах. Например, Приказ Министерства внутренних дел России от 06.02.2007 № 130 «О порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей».
Письмо Министерства РФ по налогам и сборам от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использования факсимиле подписи» регулирует запреты на применение такого клише.

Юридическая сила

Факсимильная подпись руководителя может использоваться в документообороте организации, но нужно знать о границах применения. Она будет иметь силу только в случаях, которые прямо разрешены законами России или соглашением сторон.

Факсимиле в делопроизводстве

Такой штамп применяют организации с большим документооборотом. Использовать его в маленьких компаниях нет смысла. Вместо изготовления клише директору будет проще лично поставить несколько росписей. Законом разрешено применение штампа не только в коммерческих, но и государственных или муниципальных структурах.

Цель использования

Факсимиле подойдет, когда:

Нужно завизировать большое количество бумаг.
Руководитель организации часто бывает в командировках. Доверенное лицо может подписывать от имени директора.

Проблемы применения

Недостатки факсимиле:

Ограниченная возможность использования. Клише подходит не для всех документов. Например, недопустимо подписание договора факсимиле.
Необходимость затрат на производство клише (500–1500 руб. в зависимости от способа изготовления и комплектации).
Его могут использовать для мошенничества. Например, поставить этот штамп на официальное письмо.

Факсимильная или собственноручная подпись

Их различия:

Способ постановки. Владелец сам ставит авторучкой, факсимиле с его росписью может проштамповать и другой человек.
Юридическая сила. У личной росписи она присутствует всегда, у факсимильной – в отдельных ситуациях.

Преимущества факсимиле:

Возможность подписания документации без руководителя.
Экономия времени начальства. Проставить росписи штампом может другой человек.
Ускорение процесса подписания документов.

Способы изготовления факсимиле

Механический. Оригинал росписи сканируют и вырезают лазером из куска резины. Преимущество этого способа –точное следование изображению и воспроизведение мелких штрихов. Недостаток механической технологии изготовления – недолговечность штампа, клише хватит на 2–3 года.
Электронный. Изготовление происходит из жидкого фотополимера, который твердеет при свете. На него переводят негативное изображение подписи и ждут, когда пластиковая масса окрепнет. Недостаток способа – с помощью такого полимера не воспроизводятся мелкие штрихи. Преимущество – долговечность (более 5 лет).

Где допустимо использовать факсимильный оттиск

Его разрешено применять для внутреннего документооборота – приказов, наградных листов, извещений, уведомлений. Во внешнем делопроизводстве их ставят на письма для поздравления, приглашения, предложения и пр.