Войти

Что такое факсимильная подпись и законна ли она на документах

У руководителя не всегда есть время или возможность сразу подписать большое количество документов. Для таких целей существует факсимиле. При помощи такого штампа персонал организации может визировать документы даже в отсутствии директора.

Понятие факсимильной подписи

Когда говорят про факсимиле («fac simile» в переводе с латинского на русский язык – «делать подобное») в работе, то имеют в виду:

  • Штамп (клише) с копией росписи конкретного лица, например, руководителя компании или известного человека.
  • Оттиски, сделанные с помощью этой печати.
  • Другие способы копирования на бумагу автографа человека.

Законность факсимильной подписи на документах

Ее использование допускается на деловых бумагах, но оно носит ограниченный характер. Иногда разрешение на такую подпись нужно согласовать с контрагентом. Есть и отдельная категория документов, на которых недопустимо ставить такой штамп.

Нормативная база

  • Часть 2 статьи 160 Гражданского Кодекса Российской Федерации говорит о возможности использования факсимильной подписи для письменных сделок.
  • Отдельные ведомственные нормативные акты, которые касаются использования таких штампов в отдельных госструктурах. Например, Приказ Министерства внутренних дел России от 06.02.2007 № 130 «О порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей».
  • Письмо Министерства РФ по налогам и сборам от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использования факсимиле подписи» регулирует запреты на применение такого клише.

Юридическая сила

Факсимильная подпись руководителя может использоваться в документообороте организации, но нужно знать о границах применения. Она будет иметь силу только в случаях, которые прямо разрешены законами России или соглашением сторон.

Факсимиле в делопроизводстве

Такой штамп применяют организации с большим документооборотом. Использовать его в маленьких компаниях нет смысла. Вместо изготовления клише директору будет проще лично поставить несколько росписей. Законом разрешено применение штампа не только в коммерческих, но и государственных или муниципальных структурах.

Цель использования

Факсимиле подойдет, когда:

  • Нужно завизировать большое количество бумаг.
  • Руководитель организации часто бывает в командировках. Доверенное лицо может подписывать от имени директора.

Проблемы применения

Недостатки факсимиле:

  • Ограниченная возможность использования. Клише подходит не для всех документов. Например, недопустимо подписание договора факсимиле.
  • Необходимость затрат на производство клише (500–1500 руб. в зависимости от способа изготовления и комплектации).
  • Его могут использовать для мошенничества. Например, поставить этот штамп на официальное письмо.

Факсимильная или собственноручная подпись

Их различия:

  • Способ постановки. Владелец сам ставит авторучкой, факсимиле с его росписью может проштамповать и другой человек.
  • Юридическая сила. У личной росписи она присутствует всегда, у факсимильной – в отдельных ситуациях.

Преимущества факсимиле:

  • Возможность подписания документации без руководителя.
  • Экономия времени начальства. Проставить росписи штампом может другой человек.
  • Ускорение процесса подписания документов.

Способы изготовления факсимиле

  • Механический. Оригинал росписи сканируют и вырезают лазером из куска резины. Преимущество этого способа –точное следование изображению и воспроизведение мелких штрихов. Недостаток механической технологии изготовления – недолговечность штампа, клише хватит на 2–3 года.
  • Электронный. Изготовление происходит из жидкого фотополимера, который твердеет при свете. На него переводят негативное изображение подписи и ждут, когда пластиковая масса окрепнет. Недостаток способа – с помощью такого полимера не воспроизводятся мелкие штрихи. Преимущество – долговечность (более 5 лет).

Где допустимо использовать факсимильный оттиск

Его разрешено применять для внутреннего документооборота – приказов, наградных листов, извещений, уведомлений. Во внешнем делопроизводстве их ставят на письма для поздравления, приглашения, предложения и пр.

Запрет на факсимильную подпись

Такой штамп недопустимо использовать на:

  • банковских чеках;
  • платежках;
  • счетах-фактурах;
  • накладных;
  • декларациях для налоговой инспекции;
  • доверенностях;
  • заявлениях;
  • векселях;
  • любых документах, требующих заверения у нотариуса;
  • договорах (трудовых, подрядных и др.);
  • актах приема работ.

Видео

Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter и мы всё исправим!
Понравилась статья?
Расскажите, что вам не понравилось?
Реклама на сайте

Статья обновлена: 15.10.2019

Комментарии для сайта Cackle